预订大型场地前要问的9个问题
发布时间：2021-04-23 17:15:07 浏览次数：1
当您被要求预订大型活动时，似乎永远找不到理想的场地。首先，您将需要找到一个可以以合适的价格预订，适合所有受邀人员并且所有参与者均可访问的地方。最重要的是，您需要一个适合您活动主题的场所。
与场地签订任何合同之前，在与他们签订合同之前，您需要先问一些问题。
将如何适应我们的会议需求？
场馆
所有活动都不尽相同，其中有些活动并不需要大型场地。这就是为什么您需要知道场地将如何满足会议需求的原因。
例如，婚礼与培训或研讨会有很大不同。婚礼通常只需要一个房间和一个足够大的地方就可以容纳整个随行人员的地方。培训是非常不同的，并且有不同的要求。
在某些会议中，与会者可能需要分成较小的分组讨论。您选择的场所需要能够满足这种要求。注册，会议或网络休息也可能需要使用单独的房间。
场地还应能够容纳大型设备或特殊房间设置。例如，产品发布通常是盛大的活动，需要大型设备（如巨型屏幕或大型舞台）。该场所应该能够告诉您他们计划如何容纳和托管您的请求。
可用性
这是大型会议中的另一个重要因素。该场地应在您需要的日期开放。
如果大型活动是股东大会，则应在公司章程中规定何时进行此类聚会。较晚或更早的日期可能会违反。这就是为什么您需要检查所需场地在该日期是否可用的原因。
可用性还应包括设置时间。在某些活动中，您需要提早一天或至少半天到那里，以便设置会议桌，装饰，视听设备和其他用具。该活动是否可用于此活动？或者其他使用该活动的公司在您之前吗？如果是这样，您有时间正确设置吗？
除了可用性之外，您还需要检查所有参加会议的人是否都可以访问该场所。如果场地足够大，可容纳所有与会者，但无法通过公共交通工具进入，则可能会给依赖场地的人们带来麻烦。
场地人员
在大型公司活动中，将需要大量员工来满足与会者的需求。与场馆签订任何合同之前，请向他们询问以下有关场馆人员配备的问题：
租金中包括多少名员工？这很重要，因为在某些情况下，该场所将仅提供空间所需的最低限度，而这可能与与会者人数不符。
工作人员正在协助客人的到来吗？他们将能够协助办理登机手续或注册吗？提出这个问题是因为您希望欢迎和注册能够快速有效地进行，以防止积压。
您的员工在处理与您主持的事件类似的事件方面有什么经验？
工作人员在议程的最后一刻变化方面有多灵活？
工作人员是否精通国际与会者的需求？
在大型公司活动中，让有能力的员工站稳脚跟非常重要，因为即使是很小的改动也会对参加者的体验产生重大影响。了解员工的能力可以帮助您准备计划B或在发生意外情况时的替代方案。
取消政策
通常，大型场馆的价格通常很高。这就是为什么要真正了解场地的取消政策是值得的。如上所述，可能会发生意外情况，因此始终要做好更好的准备，这包括可能取消事件。这就是为什么您需要知道取消事件要花多少钱的原因。
取消条款因场地而异，即使是著名的酒店品牌也是如此。在大多数情况下，场馆将需要一笔不可退还的押金，押金的浮动额度通常在签订合同时就开始。根据场地的不同，取消费用最多可在活动开始前的60天之内，最高收取100％的费用。
出勤率低怎么办？
活动策划
大型活动期间可能会出现出勤率低或打滑的情况。也称为损耗，这是实际出席人数与预计人数之间的差额。如果与会者出席率低，将有一些场所要求公司支付罚款。
在大多数情况下，无论有多少与会者出席，场地都将要求公司全额支付费用。但是，如果他们为此受到惩罚，则应始终进行谈判以获得更高的税率。
安全保障
您的客人的安全和保障也非常重要，这就是为什么要知道场地将如何处理这一点的原因。
您应该问场地的第一个问题是租金是否包括安全性。您还应该询问他们将为安全提供多少人员。您必须知道这一点，以便在您觉得缺乏安全性的情况下提供更多人员。除此之外，您还需要知道其安全性将提供哪种设备。
知道场地如何由保安人员保护对您的安全也至关重要。会场24/7全天候提供保安服务吗？那事件本身呢？他们将如何保护它？
视听及其他技术
视听设备和其他技术在会议中至关重要。它不仅可以使发言人听到声音，还可以增强与会者的体验。视听不仅在活动中覆盖了麦克风和扬声器，还应询问它们还可以提供什么其他类型的设备。根据会议的不同，您可能需要投影仪，大屏幕，笔记本电脑和其他相关用具。租用它们可能会增加您的费用。但是，如果它们包含在租金中，则需要立即知道。
如果场地没有提供您需要的设备，则您需要知道如果从第三方租房或自备房，是否会产生额外费用。有些场地不允许您租借或自带场地，因为它们拥有自己的租赁设备。
您还应该询问其互联网功能。直播一些事件，以便可以在YouTube和Facebook等社交媒体频道上同时广播它们。但是，很少有场所提供可靠的WiFi。这就是为什么您需要了解其互联网功能，限制和费用的原因。
您还需要知道WiFi是否是租金的一部分，或者它们是否为此设施额外收费。由于WiFi是行业标准，因此请不要害怕连接方面的要求。
便利设施
场地的功能也是必不可少的。在大型活动中，了解场地提供的便利设施非常重要，因为它会影响与会者的舒适度。例如，活动中有多少个洗手间可用？附近有洗手间吗？
其他设施也很重要。您需要了解现场停车或是否有代客停车。您在场地租用的房间的位置也是一个重要因素。如果您要租用多个房间，它们是否在同一楼层？与会者容易在会场周围走动吗？
当租用大型场地或任何其他场地时，将会受到限制。询问有关音乐，第三方供应商，装饰等方面的限制。知道您可以做什么和不可以做什么可以帮助您避免罚款和罚款。
付款政策
会议室
最后，是时候掏出钱包了。与场馆签订合同之前，您需要知道它要花多少钱。许多举办活动的公司都有需要遵循的预算。即使场地适合举办活动，但如果您负担不起的话，也不能租用它。
但是，您还应该询问工作日和周末之间的费用差异。由于需求低廉，许多工作日在工作日预订的价格较便宜，因此，您终究可能会迷住梦想中的场地。
也询问存款和付款时间表。许多场所都要求您在预订后立即支付定金。在某些情况下，您需要在活动开始前的几天或几周内支付全额费用。了解付款时间表可以让您更好地预算财务状况并避免罚款。
由于最后一刻的变化，恶劣的天气和其他意外事件，有些场馆也将受到取消处罚。这也是很好的信息，因为在实际事件到来之前仍然存在许多不确定性。
也询问他们的保险要求。其他细节，例如小费的额外费用，清洁费和加班费，也应在合同中写明之前知道。最后，询问有关可以帮助您省钱的方式。
与场地签订任何合同之前，在与他们签订合同之前，您需要先问一些问题。
将如何适应我们的会议需求？
场馆
所有活动都不尽相同，其中有些活动并不需要大型场地。这就是为什么您需要知道场地将如何满足会议需求的原因。
例如，婚礼与培训或研讨会有很大不同。婚礼通常只需要一个房间和一个足够大的地方就可以容纳整个随行人员的地方。培训是非常不同的，并且有不同的要求。
在某些会议中，与会者可能需要分成较小的分组讨论。您选择的场所需要能够满足这种要求。注册，会议或网络休息也可能需要使用单独的房间。
场地还应能够容纳大型设备或特殊房间设置。例如，产品发布通常是盛大的活动，需要大型设备（如巨型屏幕或大型舞台）。该场所应该能够告诉您他们计划如何容纳和托管您的请求。
可用性
这是大型会议中的另一个重要因素。该场地应在您需要的日期开放。
如果大型活动是股东大会，则应在公司章程中规定何时进行此类聚会。较晚或更早的日期可能会违反。这就是为什么您需要检查所需场地在该日期是否可用的原因。
可用性还应包括设置时间。在某些活动中，您需要提早一天或至少半天到那里，以便设置会议桌，装饰，视听设备和其他用具。该活动是否可用于此活动？或者其他使用该活动的公司在您之前吗？如果是这样，您有时间正确设置吗？
除了可用性之外，您还需要检查所有参加会议的人是否都可以访问该场所。如果场地足够大，可容纳所有与会者，但无法通过公共交通工具进入，则可能会给依赖场地的人们带来麻烦。
场地人员
在大型公司活动中，将需要大量员工来满足与会者的需求。与场馆签订任何合同之前，请向他们询问以下有关场馆人员配备的问题：
租金中包括多少名员工？这很重要，因为在某些情况下，该场所将仅提供空间所需的最低限度，而这可能与与会者人数不符。
工作人员正在协助客人的到来吗？他们将能够协助办理登机手续或注册吗？提出这个问题是因为您希望欢迎和注册能够快速有效地进行，以防止积压。
您的员工在处理与您主持的事件类似的事件方面有什么经验？
工作人员在议程的最后一刻变化方面有多灵活？
工作人员是否精通国际与会者的需求？
在大型公司活动中，让有能力的员工站稳脚跟非常重要，因为即使是很小的改动也会对参加者的体验产生重大影响。了解员工的能力可以帮助您准备计划B或在发生意外情况时的替代方案。
取消政策
通常，大型场馆的价格通常很高。这就是为什么要真正了解场地的取消政策是值得的。如上所述，可能会发生意外情况，因此始终要做好更好的准备，这包括可能取消事件。这就是为什么您需要知道取消事件要花多少钱的原因。
取消条款因场地而异，即使是著名的酒店品牌也是如此。在大多数情况下，场馆将需要一笔不可退还的押金，押金的浮动额度通常在签订合同时就开始。根据场地的不同，取消费用最多可在活动开始前的60天之内，最高收取100％的费用。
出勤率低怎么办？
活动策划
大型活动期间可能会出现出勤率低或打滑的情况。也称为损耗，这是实际出席人数与预计人数之间的差额。如果与会者出席率低，将有一些场所要求公司支付罚款。
在大多数情况下，无论有多少与会者出席，场地都将要求公司全额支付费用。但是，如果他们为此受到惩罚，则应始终进行谈判以获得更高的税率。
安全保障
您的客人的安全和保障也非常重要，这就是为什么要知道场地将如何处理这一点的原因。
您应该问场地的第一个问题是租金是否包括安全性。您还应该询问他们将为安全提供多少人员。您必须知道这一点，以便在您觉得缺乏安全性的情况下提供更多人员。除此之外，您还需要知道其安全性将提供哪种设备。
知道场地如何由保安人员保护对您的安全也至关重要。会场24/7全天候提供保安服务吗？那事件本身呢？他们将如何保护它？
视听及其他技术
视听设备和其他技术在会议中至关重要。它不仅可以使发言人听到声音，还可以增强与会者的体验。视听不仅在活动中覆盖了麦克风和扬声器，还应询问它们还可以提供什么其他类型的设备。根据会议的不同，您可能需要投影仪，大屏幕，笔记本电脑和其他相关用具。租用它们可能会增加您的费用。但是，如果它们包含在租金中，则需要立即知道。
如果场地没有提供您需要的设备，则您需要知道如果从第三方租房或自备房，是否会产生额外费用。有些场地不允许您租借或自带场地，因为它们拥有自己的租赁设备。
您还应该询问其互联网功能。直播一些事件，以便可以在YouTube和Facebook等社交媒体频道上同时广播它们。但是，很少有场所提供可靠的WiFi。这就是为什么您需要了解其互联网功能，限制和费用的原因。
您还需要知道WiFi是否是租金的一部分，或者它们是否为此设施额外收费。由于WiFi是行业标准，因此请不要害怕连接方面的要求。
便利设施
场地的功能也是必不可少的。在大型活动中，了解场地提供的便利设施非常重要，因为它会影响与会者的舒适度。例如，活动中有多少个洗手间可用？附近有洗手间吗？
其他设施也很重要。您需要了解现场停车或是否有代客停车。您在场地租用的房间的位置也是一个重要因素。如果您要租用多个房间，它们是否在同一楼层？与会者容易在会场周围走动吗？
当租用大型场地或任何其他场地时，将会受到限制。询问有关音乐，第三方供应商，装饰等方面的限制。知道您可以做什么和不可以做什么可以帮助您避免罚款和罚款。
付款政策
会议室
最后，是时候掏出钱包了。与场馆签订合同之前，您需要知道它要花多少钱。许多举办活动的公司都有需要遵循的预算。即使场地适合举办活动，但如果您负担不起的话，也不能租用它。
但是，您还应该询问工作日和周末之间的费用差异。由于需求低廉，许多工作日在工作日预订的价格较便宜，因此，您终究可能会迷住梦想中的场地。
也询问存款和付款时间表。许多场所都要求您在预订后立即支付定金。在某些情况下，您需要在活动开始前的几天或几周内支付全额费用。了解付款时间表可以让您更好地预算财务状况并避免罚款。
由于最后一刻的变化，恶劣的天气和其他意外事件，有些场馆也将受到取消处罚。这也是很好的信息，因为在实际事件到来之前仍然存在许多不确定性。
也询问他们的保险要求。其他细节，例如小费的额外费用，清洁费和加班费，也应在合同中写明之前知道。最后，询问有关可以帮助您省钱的方式。