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如何使用现代技术为您的企业设计会议场地?

发布时间:2021-07-18 09:32:09 浏览次数:0
  现代会议室技术的重要性


  无论我们有时多么希望能够更换会议室,但它们通常是完成大量工作的最佳场所。即使在数字时代,面对面的会议仍然非常有价值,这意味着投资现代会议室技术和会议室设计是值得的,可以让您与团队一起度过的时间比以往任何时候都更加轻松和无缝。前。会议室的设计或重新设计以及技术的使用对于员工的成功以及与商务客人和客户的会议都很重要。

  你有多少次在会议室里,每个人都在等着开始,却被一些不能正常工作的关键技术阻止了?将这些分钟(或小时)乘以房间内的人数,您就会明白为什么确保您拥有可能获得的最佳设置如此重要:当您考虑时间成本时,您就可以'负担不起。以下是技术可以改变您的会议室和会议的6种方式。

  需要考虑的现代会议室技术

  1.无线演示解决方案

  说到我们都参加过的会议,当演示者寻找正确的“加密狗”以将他们的计算机连接到投影仪时,每个人都必须等待,结果却发现正确的“加密狗”不是这样的会议怎么样?即使在大楼里?技术的重点是让事情变得更容易,而不是更难,并且必须维护一组不同的适配器以确保我们不再浪费时间当然不是最简单的做事方式。

  相反,请考虑使用无线演示系统为每个人简化整个过程。这让您可以省去加密狗和等待的时间,而我们会尝试找出适合什么的。相反,只需将您的演示文稿放在屏幕上,然后开始做正事。

  2.交互式白板

  白板背后的想法很简单:它是一个巨大的空白画布,多个团队成员可以在其中通过绘制和绘制他们的想法进行协作。它对于迭代广泛的概念并将其充实为可操作的项目非常有用。问题是,它不能很好地旅行,尤其是当并非所有团队成员都必须在办公室甚至在乡下时。

  交互式白板通过捕获正在绘制的内容并在数字空间中共享来解决该问题。他们有几种不同的方式来实现这一点,有些比其他方式更实际,但效果是一个共享空间来涂鸦想法和散列策略。

  3.强大的视频会议功能

  如今,您可以指望每个人都能够将相机放在脸上,并通过互联网连接在世界其他任何地方直播。问题是,标准的视频聊天实际上并没有让某人在有形的意义上进入房间。如果您亲自参加会议,他们就无法像您一样看到每个人,而且如果没有人带他们“散步”,他们就无法看到人们在看什么。您需要确保为视频会议需求做好充分准备。

  当您考虑设置会议室技术时,请考虑对会议中的某人有用的内容。您是否依赖设计或图纸,这意味着您需要桌子的俯视图?您是否经常有演示文稿,您是否应该设置相机来捕捉它?远程工作人员是否需要进行演示,如果需要,屏幕是否位于房间内人员方便的位置?

  当您考虑视频时,不要忽视基础知识,因为它们对于提供出色的体验至关重要。一切都光线充足吗?检查它在相机上的外观,并确保每个人都很容易看到。你用什么来捕捉声音?麦克风放置和房间声学对您的音频是否清晰有很大影响。花点时间测试一下您的设备,并确保您已尽一切努力使体验变得更好。

  4.稳定的无线网络

  这一点不言而喻,但2018年任何会议室都必须拥有由快速、可靠连接支持的稳定WiFi。事实上,大多数将改变您的会议和业务的技术都依赖于它。会议室中的每个人都应该能够以合理的质量水平登录并传输上游和下游的视频。设置带宽,确保员工和客人都能轻松连接到您的WiFi。同样,这些小型升级提前排除故障的成本要低得多,因此您不会浪费员工在会议室完成工作的时间。

  5.项目管理平台

  召开一场精彩会议的很多因素是在您在会议室宣布会议之前所做的工作。构建可交付成果,确保人们实现他们的目标,规划时间表以确保一切按计划进行——确保火车准时运行的一切。毕竟,如果人们没有做好准备,这将不会是一次非常有成效的会议。使用Trello、Asana或Basecamp等工具来确保每个人都跟上进度,并且你在会议之前谈论的事情会被分开并实际完成。

  6.安排聊天机器人

  使用Slack等混合通信工具,甚至使用传统电子邮件,也出现了一些工具来解决团队面临的常见问题。对于会议,最大的困难是找到适合所有参与人员的时间,并确保您已经跟进了尚未收到任何消息的任何人。一些机器人已经出现,试图解决这个问题,从松弛的会议博特和涂鸦的Meekan到多平台x.ai。使用这些工具,您可以让放牧猫成为过去的单调乏味的任务。

  您现有的会议室设计现在该做什么

  尽管越来越多的员工和在办公室外度过的时间越来越多,但很多时候,实体会议仍然是完成工作的最佳方式。最大限度地利用您的面对面时间是必须的,因此投资可以让您更轻松地进行有效协作的技术是非常值得的。您现在可以采取以下措施来改变您的会议室设计和会议。

  提供无线演示解决方案,这样您就不会浪费时间插电。

  使用交互式白板与办公室内外的团队成员协作。

  仔细检查您的视频会议设置并注意细节。

  使用项目管理平台确保工作完成。

  利用调度机器人消除组织会议过程中的摩擦。

  确保您有足够的带宽和WiFi来满足您的组织需求。