一旦你找到了举办活动的最佳地点，你可能会认为最大的挑战已经过去。然而，在合同签署和事件日期之间需要制定重要的计划步骤。下面是您想要解决的主要组件。
　　连接到您的事件目标和愿景。

　　在这个过程中，你应该定义你的会议的“为什么”。会议的主要目标/愿景应指导你在整个规划过程中作出的所有决定。现在是时候确保你在会前计划中所做的一切都回到你最初的目标和你举办活动的“原因”。

　　与会者安全和舒适计划

　　规划人员需要问自己一些重要的问题，以便在新冠肺炎后举行一次安全的面对面会议。这些问题包括：

　　我是否更新了我的现场风险缓解计划、会议和活动政策以及旅行政策以反映新的要求？

　　我是否向现场员工和/或与会者有效地传达了政策变化和期望？

　　我是否有足够的预算来满足与会者的安全和保障协议？

　　我是否会有和以前一样的出席人数，或者我会更改我的受邀者名单？

　　我是否考虑过将我的事件改为虚拟或混合设置?

　　在饮食上要有创意(安全)

　　餐饮是与会者幸福的必由之路。当涉及到你的食物和饮料选择时，一定要做出深思熟虑和有意的选择。跟踪当前的食品和饮料趋势，并依赖于您的与会者的喜好和饮食习惯，从以前的事件。做预算工作？与厨师合作，分享你的愿景。

　　此外，今天的与会者可能会寻找单独包装的食品和避免自助餐，以增加卫生和安全意识。注意你的与会者对食品安全的潜在担忧，并做出相应的计划。

　　考虑一下音频设计的影响。

　　音频视觉可以使您的与会者，并提高您的预算。在规划AV时，请考虑其对与会者和演讲者的影响。一定要匹配音箱与扬声器-如果他们更舒适地站着，一个讲台麦克风将是足够的，更容易在你的预算。你的演讲者的演讲是否取决于与听众的走动和互动？那么无线麦克风是必须的。记住要记住整个事件的概念和每一次会议的细节。

　  整个会议流程和会议室设置也很重要。大多数会议需要比以前更多的空间，这会影响到声音和视线方面的考虑。设置可能还需要包括额外的标志，地板标记，和有机玻璃隔板，以确保与会者的安全。

　　获取正确的注册和与会者信息的详细信息。

　　管理与会者是会议的一个重要方面。在预先计划阶段，确保注册过程，您将需要成功运行所有会议，膳食，活动等，构成您的时间表。记住要获得与会者的现场联系信息，例如他们的手机号码。如果现场发生一些事情，这是危机管理的一个关键部分。注册也是与会者对活动的第一次一瞥，所以这是你第一次有机会引起一些轰动和兴奋。

　　细节。细节。细节。

　　细节是什么使一个重要的会议或事件。为了帮助您考虑所有这些小但强大的功能，创建一个从开始到结束贯穿整个事件的计划。考虑项目的所有要素和你计划的任何ROI影响时刻。

　　为了帮助您确保每个细节都是正确的，您可能需要考虑雇用一个事件管理公司为了确保你的计划在前进的每一步都顺利进行，你最终得到了你在计划前所设想的事件。

　　事件管理提供者可以提供：

　　酒店/场地采购和承包

　　在线注册开发和与会者管理

　　全面服务管理

　　虚拟和混合事件

　　战略会议管理

　　奖励事件等等！