理论上，每个人都知道准备工作可以成就或破坏重要的会议。您在走进房间之前做的工作越多，您的生产力和效率就会越高。但是谁有时间好好准备呢？我们的清单使会议准备变得快速而简单——请务必将其打印出来或保存以备后用。下面更详细地描述每个步骤。使用清单及其背后的原则将确保您已涵盖所有基础，并且不会浪费任何人的时间（包括您自己的时间）。
　　确定会议的目的

　　您是否需要做出决定、解决问题、召集部队或通知您的团队一项新计划？明确会议的目的是第一个也是最重要的计划步骤——这将推动你准备工作的所有其他元素。

　　确定你真的需要开会

　　不要在没有先考虑其他实现目标的方法的情况下再召开一次会议。如果出现以下情况，最好不要见面：

　　你没有时间准备

　　另一种沟通方式也同样有效

　　您正在处理敏感话题或人事问题，最好一对一处理

　　你需要征求一些人的意见

　　制定初步议程

　　安排会议的顺序。计划时间进行简要介绍以提供上下文，并在最后讨论后续步骤。决定为每个项目投入多少时间以及什么顺序是有意义的。你的会议时间越长，人们就越难保持专注，所以低估你的团队在分配的时间内可以覆盖多少是明智的。


　　选择合适的参与者

　　考虑谁可以帮助您实现目标，以及谁会受到会议结果的影响。确定关键决策者、了解（或与其有利益关系）手头主题的人、需要知情以完成工作的人以及需要执行决策的任何人。尺寸呢？保持解决问题的会议规模较小（约8人）。包括更多人进行头脑风暴（多达18人）。如果您要提供更新或召集部队，请尽可能包容。但请记住：时间就是金钱。请注意您的会议可能对整个组织中人们的时间产生的连锁反应——并且只邀请那些绝对必须出席的人。

　　为参与者分配角色

　　让参与者扮演特定的角色可以提高注意力和参与度。考虑以下角色：

　　一个主持人引导讨论，确保问题的各方面都提出了（这是人谁是培养领导技能和实践中立一份好工作）。

　　一个抄写员抓住关键想法和决定，并分发票据（这让害羞的人的方式参与。）

　　一个计时有助于沿着有效地移动的讨论。

　　一个贡献者不断的讨论活泼的轨道上。

　　的专家对具体问题的股票知识。一个优势：您可以让专家只参加会议的一部分，让他们的贡献集中起来。

　　决定在何时何地举行会议并确认空间的可用性

　　会议空间有助于定下基调。您希望您的会议是非正式的和私密的吗？选择一个小房间，将椅子围成一圈。正式和严谨？会议室可能效果最好。参与者会以虚拟方式参加吗？确保您的设备让每个人都能听到、参与或看到房间里的人（如果使用视频会议）。

　　向主要参与者和利益相关者发送邀请和初步议程

　　确保与会者了解会议的目的。除了日历邀请之外，还可以考虑发送个人邀请——或与被邀请者亲自聊天——如果邀请有可能被忽视，或者如果您想确保关键参与者会参加。

　　发送可能需要参与者准备的任何报告、预读或材料请求

　　在会议前一两天发送任何预读材料，并明确要求参与者在到达之前查看材料。此外，准备好为那些没有时间遵守的人强调阅读的关键要点。

　　确定将在会议中使用的决策过程

　　提前选择一种决策方法，以确保您以明确的结果离开会议。

　　多数票允许听到每个声音，并且通常被认为是公平的——但请注意，有些人可能很难公开发表他们的意见。

　　团体共识允许参与者分享他们的专业知识并增加各方支持的机会。

　　领导者的选择通常是最快的方法，因此在危机中最合适。风险在于，有些想法会被忽视。因此，您可能需要更加努力地让持怀疑态度的人参与进来，尤其是在实施过程中。

　　识别、安排和测试任何所需的设备

　　决定您是否在会议期间使用协作或生产力工具（如GoogleDocs、屏幕共享服务或录音设备）。提前确认和检查会议空间并设置或测试任何必要的设备。这一步看起来很简单，但有时很难为后勤细节腾出时间——而且您不想浪费任何精心计划的会议来解决技术问题。如果您遇到困难，请向之前使用过该设备的同事寻求帮助（或请一位IT服务代表）。

　　最终确定议程并将其分发给所有参与者

　　如果议程已更改，请将最终版本分发给参与者。确保您准备好领导每个议程项目的讨论，或者您已将项目分配给适当的与会者。

　　如果合适，亲自跟进受邀者

　　与尚未回复您的邀请或需要在房间内以进行富有成效的会议的人联系。如果您已分配角色，请确认与会者了解他们将扮演的角色。

　　做好准备

　　您是否起草并练习了您的演示文稿、打印的讲义，并处理了任何其他最后一刻的细节？做好准备工作将增强您的信心，并为成功的会议做好准备。