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北京会议酒店:如何安排商务会议?

发布时间:2021-06-20 22:55:57 浏览次数:0
  商业世界似乎以会议为轴旋转——但并非所有会议都富有成效。花时间计划一个富有成效的会议,以确保您的会议完成工作。仔细考虑您需要完成什么以及应该由谁参与。

  确定目标和受众

  为会议设定一个目标,并使其简短明了。例如,创建一个简短的项目符号列表来描述特定目标。会议的目标可能是传达重要信息、做出决定、解决问题或分配行动。简明扼要的目标有助于会议组织者确定谁应该参加会议。通过将每个目标与团队成员保持一致来构建受邀者列表,团队成员的存在将使实际实现目标成为可能。

  设定议程

  根据目标中的每个目标设置会议议程。如果目标是传达项目的开始,请设置议程项目,以确定谁将展示该信息以及信息将如何共享,例如通过PowerPoint演示。如果目标是分配行动,则设置一个议程项目,描述如何进行分配。每个目标都应该有一个或多个与其直接相关的议程项目。

  选择日期和时间

  根据会议主持人和最重要的受邀者的可用性选择会议日期和时间。受邀者名单越大,就越难找到每个人都有空的日子和时间。接受一个适合尽可能多的时间表的时间。在设置时间之前,请考虑时区。如果某些受邀者将通过电话或互联网参与,请考虑他们的工作时间以及您自己的工作时间。东部标准时间下午1点的会议是中部标准时间的午餐时间会议。同一次会议是在东京凌晨2点举行。

  选择位置

  找到一个可以实现所有议程项目的会议室。选择一个足够大或足够小的房间,以适应预计参加的人数。一个40人的房间对于10人的会议来说是一个糟糕的选择。同样,您不希望人群挤得太紧,以至于需要带上额外的椅子。

  安排材料和杂费

  如果需要演示,请确保房间配备投影仪。如果没有,请安排随身携带投影仪——还要确保您有可以投影的东西,例如屏幕或白墙。不要忘记考虑是否有其他附带物品,例如带有干擦标记的白板、活动挂图和供场外参与者使用的免提电话。对于多小时会议,安排食物和饮料,使参与者专注于主题而不是他们的胃。

  通知受邀者

  提前将会议目标、日期、时间和地点通知受邀者,以便他们做好适当的准备。在大多数情况下,最好至少提前一周通知。使用工作场所的日历软件向所有受邀者发送会议约会。许多程序会在会议前几分钟或几天提醒受邀者,或者根据您的需要自定义提醒。