商务会议具有多种功能，但如果运行不当，就会失去目的。在会议召开之前确定目标对于保持会议正常进行很重要。有了明确的目标，您就可以召开会议，重点关注最终结果，并使与会者觉得他们的时间得到了充分利用而不是浪费。
　　议程

　　将要涵盖的要点的简明议程是运行良好的会议的最重要项目。如果会议是重复召开的，例如每周项目更新会议，请使用上次会议的会议记录来帮助创建新议程并确定在转移到新业务之前要进行的旧业务。创建议程时请记住时间限制，以便您坚持要点。在会议前将议程分发给与会者，但为需要的人带上额外的副本。

　　领导

　　指定的领导者使讨论保持正轨，并有条不紊地遵循议程。一个专注的领导者确保会议不会偏离正在讨论的主题。为领导者提供一种在会议期间跟踪时间的方法。如果为议程上的每个项目分配了一定的时间，请创建一个单独的议程，其中包括时间限制并将其交给领导。

　　场地

　　无论您的会议是在您办公地点的会议室举行，还是在外部场地的租用房间举行，请确保它足够大以容纳所有与会者。会议桌上的每个空间都应该有足够的肘部空间和用于放置笔记本电脑等设备的空间。确保电源插座易于使用以容纳设备和设备。如果会议需要视觉辅助设备，请检查是否有白板或投影仪屏幕可用。

　　设备和用品

　　与会者可以携带自己的笔记本电脑或便笺簿在会议期间做笔记，但为忘记的人提供书写材料仍然是一个好主意。在会议之前确定设备需求。例如，如果需要投影仪，请确保它处于工作状态并在会议开始前进行设置。如果您使用的是白板，请准备好记号笔和橡皮擦。如果您需要向与会者分发商业材料，请确保您有足够的供应。

　　秘书

　　会议秘书不一定是实际的秘书，而是被指定记录会议记录的人。清晰简洁地总结讨论的项目和做出的决定的准确笔记对于会议的目的至关重要，并有助于为后续会议制定议程。秘书可以在会议进行时手工记笔记或在笔记本电脑上打字。编辑后的副本通常会在以后分发给与会者。